?

Log in

No account? Create an account

Организация почты

« previous entry | next entry »
16.11.2010 | 23:14

Решил поделиться тем, как образом я обрабатываю почту. Может, кому-то будет полезным. По опыту знаю, что многим система поможет организовать работу.

Во-первых, сразу скажу, что моя почта — целиком и полностью на Гмейле, и я пользуюсь веб-интерфейсом. Никаких аутлуков или других программ. Почему: единственная причина — постоянная синхронизация. Гмейл всегда доступен с любого устройства. И в нем всегда актуальные данные. В остальном функции Гмейла целиком и полностью покрывают любые другие необходимые функции почтовых программ.

Теперь самое важное: как всегда иметь на виду важные письма и не забывать о том, что нужно сделать? (Далее идет информация, которая понятна только пользователям Гмейла, хотя принципы применимы и к другим системам).

У меня по письмам такая система:
1) во-первых, разумеется, я пользуюсь лейблами. Каждый наш клиент или крупный проект — отдельный лейбл. Письмо, которое приходит — обязательно отмечается лейблом сразу. Писем без лейблов у меня нет вообще — только спам, которого благодаря Гмейлу нет вообще. :)
2) во-вторых, у меня четкое разделение между письмами-задачами и письмами «к сведению» или уже выполненными задачами. Все письма-задачи лежат в у меня в инбоксе. Все письма, которые высылаются «к сведению» и уже прочитаны, либо те, что являются уже обработанными задачами — уходят в архив. Т.е. в инбоксе — только повестка дня и ближайшего будущего — ничего лишнего. Соответственно, если посмотреть на мой инбокс — то сразу ясно, над чем мне предстоит работать и какие письма надо еще обработать.
У вас бывало такое, что вы упускали задачу, потому что она пропадала из виду? Вот вам решение этой проблемы: держите все задачи на виду, а остальное — спрячьте куда подальше.
3) если цепочка переписки длинна, а важные вещи в ней лежат где-то в середине — такие письма я маркирую звездочками. Тогда в общем потоке их сразу легко находить. После обработки звездочка снимается (если только это не критически важное письмо для дальнейших работ) и уходит в архив.

Обычно так. Таким образом по мере отработки письма уходят в архив, и инбокс сокращается.

У меня есть еще один специальный параметр: если в инбоксе под конец дня больше 50 писем — это значит, что у меня завал и жопа. :)
Если в инбоксе больше 35 писем — значит, что много работы
Если в инбоксе 20 писем — значит, очень хорошо справляюсь с работой. :)

Принципиально важно усвоить одно: инбокс — это зеркало вашей загрузки по работе. Все, что находится за пределами инбокса — неважно.

Что это дает? Я ничего не упускаю из виду и ничего не забываю. :) И еще я быстро планирую свой рабочий график.

 

Ссылка | Отметиться |

Comments {6}

Egor Egorov

(без темы)

from: egorfine
date: 16.11.2010 19:32 (UTC)
Ссылка

Использование почтовки как task manager'а - глубоко порочная затея. Ниче не поможет.

Дать сдачи | Отклонение в линии партии

d_babych

(без темы)

from: d_babych
date: 16.11.2010 20:36 (UTC)
Ссылка

Одно дело таск-менеджер, а другое дело организация почты. В данном случае речь идет о втором. :)

Дать сдачи | Уровень выше | Отклонение в линии партии

-r -rw -draw

(без темы)

from: li3to
date: 17.11.2010 06:38 (UTC)
Ссылка

Я перетаскиваю письмо с коментами из мейла в папку проекта и удаляю оттуда когда сделал работу. Соответсвенно папки с проектами есть разные, активные, завершенные итд.

В любой момент времени я могу зайти в папку проекта и увидеть весь объем работы который предстоит или уже сделан.

При условии ведения до 5-7 проектов одновременно и соответственно 3-4 письма с правками в день это довольно удобно. А в сам мейл мне много всего падает, одних рабочих мейлов у меня где-то три т.к. работаю на трех работах -) Cоответственно сначала идет просто переписка с клиентов а когда обрисовываются конкретные задачи — бац и в папку.

Дать сдачи | Отклонение в линии партии

-r -rw -draw

(без темы)

from: li3to
date: 17.11.2010 06:39 (UTC)
Ссылка

Другими словами я организовываю не почту, а проекты.

Дать сдачи | Уровень выше | Отклонение в линии партии

valeriyaep

imogenvj

from: valeriyaep
date: 20.11.2010 19:32 (UTC)
Ссылка


Причинность за статью.

Дать сдачи | Отклонение в линии партии

Anastasiya Veselovskaya

(без темы)

from: Anastasiya Veselovskaya
date: 12.01.2012 20:06 (UTC)
Ссылка

спасибо за полезные советы!:)

Дать сдачи | Отклонение в линии партии